Dalla loro creazione alla distruzione, voi potreste perdere traccia dei vostri documento con i software collaborativi. I Document Management Systems (DMS) all’interno dell’impresa vi aiuteranno a:
DocStar è una soluzione di gestione documentale ideale per aziende di tutte le dimensioni.
Consente di organizzare, ricercare e archiviare documenti in modo efficiente grazie a funzionalità come l'automazione dei flussi di lavoro, l'integrazione con altre applicazioni e l'accessibilità da qualsiasi dispositivo.
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Gestisci i tuoi documenti in modo efficace con un software di gestione documentale. Automatizza i processi aziendali e risparmia tempo prezioso.
L'applicazione ti consente di accedere ai documenti in qualsiasi momento e ovunque ti trovi. Puoi organizzare i documenti in modo intuitivo e condividerli con i tuoi colleghi in modo sicuro e protetto. Assai semplifica la gestione dei documenti, migliorando l'efficienza aziendale.
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Bechtle è una piattaforma gestionale aziendale progettata per le imprese moderne.
Ideale per PMI alla ricerca di efficienza operativa, offre funzionalità innovative come analisi in tempo reale, gestione integrata delle risorse e facilità di personalizzazione, distinguendosi sul mercato.
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Affinda Platform è una soluzione avanzata per l'analisi documentale, ideale per aziende che gestiscono grandi volumi di documenti. Offre estrazione automatica dei dati e analisi approfondite.
Il sistema si distingue per la sua precisione nell'elaborazione dei documenti e facilità d'integrazione.
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Elise è una soluzione software dedicata alla gestione documentale per aziende di tutte le dimensioni. Ottimizza i tuoi flussi documentali con automazioni intelligenti, accessibile da qualsiasi luogo.
Ideale per aziende che cercano efficienza con workflow personalizzabili e ricerca avanzata.
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Astoria è un software gestionale progettato per aziende creative che desiderano ottimizzare i loro processi aziendali.
Ideale per studi di design e agenzie di marketing, offre tracciamento progetti, integrazione con strumenti esistenti e un'analisi dettagliata delle performance, superando la concorrenza.
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iGuana iDM è un software di gestione documentale rivolto alle aziende in cerca di un sistema efficace per amministrare documenti digitali.
Esso si distingue per la sua interfaccia intuitiva, la capacità di archiviazione automatica e l’integrazione con sistemi aziendali preesistenti, migliorando l'efficienza operativa.
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Gestisci i tuoi documenti in modo facile ed efficiente con un software di gestione documentale di alta qualità.
Il software ti permette di organizzare, archiviare e condividere i tuoi documenti in modo sicuro, garantendo l'accesso ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Con funzioni avanzate di ricerca, puoi trovare velocemente i documenti di cui hai bisogno e gestire i tuoi flussi di lavoro in modo efficiente.
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Daryus è una software di gestione progetti creato per aziende dinamiche che cercano efficienza e precisione.
Ideale per chef di progetto e team collaborativi, offre funzionalità avanzate di pianificazione, monitoraggio delle attività, e reportistica personalizzata per distinguersi dalla concorrenza.
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ELO ECM Suite è una soluzione completa per la gestione documentale rivolta a imprese di qualsiasi settore che cercano efficienza e organizzazione.
Dotato di straordinarie funzionalità di ricerca, integrazione con strumenti aziendali e automazione dei flussi di lavoro, permette di ottimizzare i processi con facilità.
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Doxtreem by Numen è una soluzione di gestione dei contenuti aziendali che ottimizza i processi documentali per medie e grandi aziende.
Ideale per archiviazione e collaborazione, offre flessibilità, integrazione avanzata e ricerca full-text per migliorare l'efficienza operativa.
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Gestisci e condividi i tuoi documenti ovunque tu sia con un software di gestione documenti online.
Con la possibilità di archiviare, condividere e collaborare in tempo reale su documenti, fogli di calcolo e presentazioni, questo software di gestione documenti online ti offre la libertà di lavorare dove e quando vuoi.
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ShareGate è una soluzione ideale per le aziende che cercano di migrare, gestire e ottimizzare i loro ambienti Microsoft 365.
Adatto per team IT e organizzazioni di varie dimensioni, offre funzionalità di pianificazione della migrazione, reportistica avanzata e analisi di utilizzo che lo distinguono dai concorrenti.
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ECIT Digital è un software versatile progettato per semplificare le operazioni aziendali, rivolto a piccole e medie imprese e liberi professionisti.
Offre integrazione cloud, automazione dei processi e un'interfaccia intuitiva, garantendo efficienza e risparmi di tempo rispetto ai concorrenti.
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DocuGenerate è una soluzione all'avanguardia progettata per la creazione automatica di documenti.
Ideale per aziende ed enti legali, offre funzionalità avanzate di personalizzazione e integrazione per rendere il flusso di lavoro più efficiente.
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SOP Plugin è una soluzione avanzata per aziende che desiderano digitalizzare e ottimizzare i loro processi operativi standard.
Ideale per le imprese che puntano a migliorare l'efficienza e garantire la qualità, offre automazione integrata e tracciabilità dettagliata distinguendosi dalla concorrenza.
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Gestisci facilmente i tuoi documenti con un software di gestione documentale completo e intuitivo. Organizza, condividi e collabora in tempo reale con il tuo team.
Con questo software potrai anche accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e ovunque tu sia. Inoltre, potrai proteggere i tuoi dati sensibili con autorizzazioni personalizzate e backup automatici.
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bSource è un software di gestione documentale che si rivolge alle aziende italiane, progettato per ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare la collaborazione interna.
Offre funzionalità innovative come l'organizzazione automatizzata dei documenti e l'integrazione con strumenti esistenti, rendendolo una scelta eccellente per la trasformazione digitale.
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CERF è un software avanzato di gestione documentale progettato per aziende che cercano efficienza e organizzazione.
Perfetto per PMI e grandi imprese, CERF offre gestione automatizzata dei documenti, sistema integrato di condivisione e potentissime funzionalità di ricerca per migliorare la produttività.
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ContractWorks è un software progettato per semplificare la gestione dei contratti.
Ideale per aziende di ogni dimensione, offre strumenti per il tracciamento, la creazione e l'analisi dei contratti, distinguendosi per la sua interfaccia intuitiva e funzionalità avanzate di archiviazione e ricerca.
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I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni.
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.
I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) :
L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.
Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa:
Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::
Per archiviare correttamente i vostri documenti, dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.
Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS:
Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio:
L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.
Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:
Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.
Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:
Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.
Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.
La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.
Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS
Un software di gestione documentale consente di organizzare, archiviare e condividere documenti digitali in modo efficace. I documenti vengono caricati nel sistema e indicizzati per facilitare la ricerca. Il software può anche gestire i permessi di accesso dei singoli utenti e tracciare le modifiche apportate ai documenti.
Una buona soluzione di gestione documentale dovrebbe offrire funzionalità come la ricerca avanzata, la gestione dei permessi di accesso, l'integrazione con altri software, la possibilità di automatizzare i processi di approvazione e la gestione dei flussi di lavoro.
La gestione documentale aiuta a ridurre la carta, migliorare l'organizzazione e la produttività, aumentare la sicurezza dei dati, semplificare la conformità normativa e ridurre i costi di archiviazione e gestione dei documenti.
Alcune delle migliori opzioni di software di gestione documentale includono Microsoft SharePoint, DocuWare, Alfresco, M-Files e OpenText.
Alcune alternative gratuite al software di gestione documentale includono Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoho Docs e OpenKM. Tuttavia, questi potrebbero non offrire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione documentale completa.
