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Software di Gestione documenti (DMS)

Dalla loro creazione alla distruzione, voi potreste perdere traccia dei vostri documento con i software collaborativi. I Document Management Systems (DMS) all’interno dell’impresa vi aiuteranno a: 

Gestione documenti (DMS) : categorie associate

La nostra selezione di 97 software di gestione documenti (dms)

DocStar

Ottimizza la gestione documentale con l'archiviazione digitale

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4.5
Sulla base di 2 recensioni
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Gestione documentale efficiente con archiviazione sicura, accesso veloce e collaborazione in tempo reale fra utenti. Facilita il flusso di lavoro aziendale.

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DocStar offre una gestione documentale completa, permettendo un'archiviazione sicura e centralizzata dei documenti cruciali. Gli utenti possono accedere rapidamente alle informazioni necessarie e collaborare in tempo reale, migliorando così l'efficienza del flusso di lavoro. Il software è progettato per ottimizzare i processi aziendali, riducendo il tempo speso nella ricerca di documenti e aumentando la produttività generale dell'organizzazione.

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Assai

Gestione Progetti Ingegneristici Efficiente

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4.5
Sulla base di 49 recensioni
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Gestisci i tuoi documenti in modo efficace con un software di gestione documentale. Automatizza i processi aziendali e risparmia tempo prezioso.

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L'applicazione ti consente di accedere ai documenti in qualsiasi momento e ovunque ti trovi. Puoi organizzare i documenti in modo intuitivo e condividerli con i tuoi colleghi in modo sicuro e protetto. Assai semplifica la gestione dei documenti, migliorando l'efficienza aziendale.

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Bechtle

Soluzione Gestionale Aziendale Avanzata

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Sistema avanzato per la gestione documentale, offre archiviazione sicura, ricerca intuitiva e collaborazione efficiente tra team.

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Bechtle è un sistema avanzato per la gestione documentale che consente una perfetta archiviazione e recupero dei documenti. Con funzionalità di ricerca avanzata e una piattaforma intuitiva, facilita la collaborazione tra team tramite strumenti di condivisione e commento. Inoltre, garantisce sicurezza attraverso controlli degli accessi e backup regolari, rendendolo ideale per aziende che necessitano di gestire grandi volumi di documenti in modo efficiente.

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Affinda Platform

Soluzione Innovativa per Analisi Documentale

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Una piattaforma per la gestione documentale che semplifica l'archiviazione e il recupero dei documenti, ottimizzando flussi di lavoro e collaborazione.

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Affinda Platform offre una soluzione completa per la gestione dei documenti. Integra funzionalità di archiviazione sicura, ricerca avanzata e automazione dei flussi di lavoro, garantendo un accesso rapido e semplice alle informazioni. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla possibilità di collaborare in tempo reale, gli utenti possono migliorare l'efficienza operativa e ridurre il rischio di errori nei processi aziendali.

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MBOX Exporter Converter Tool

Converti MBOX con facilità e precisione

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Versione a pagamento da 29,00 USD /anno

Strumento versatile per esportare e convertire file MBOX in formati diversi, garantendo efficienza nella gestione documentale e compatibilità con vari client di posta.

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Il MBOX Exporter Converter Tool offre funzionalità avanzate per l'esportazione e la conversione di file MBOX in numerosi formati come PST, EML, e PDF. Questo software facilita la gestione documentale, permettendo agli utenti di migrare facilmente dati da un client di posta all'altro. Inoltre, garantisce elevata compatibilità con vari client, rendendolo una scelta ideale per chi cerca un modo semplice ed efficace per organizzare le proprie comunicazioni via email.

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Elise

Gestione Documentale Intelligente per Aziende

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Sistema di gestione documentale completo con funzionalità di archiviazione, ricerca avanzata e collaborazione in tempo reale.

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Elise è un sistema di gestione documentale progettato per semplificare l'archiviazione e il recupero dei documenti. Offre funzionalità come archiviazione sicura, ricerca avanzata dei file e strumenti di collaborazione che consentono a più utenti di lavorare sugli stessi documenti simultaneamente. Con una interfaccia intuitiva, facilita la gestione delle informazioni, migliorando l'efficienza e riducendo i tempi di accesso ai dati critici.

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Astoria

Soluzione gestionale innovativa per aziende creative

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Una soluzione completa per la gestione dei documenti, offre archiviazione sicura, accesso facile e collaborazione in tempo reale per ottimizzare i flussi di lavoro.

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Astoria è una piattaforma potente progettata per semplificare la gestione dei documenti. Include funzionalità di archiviazione sicura, accesso intuitivo e strumenti di collaborazione in tempo reale, consentendo agli utenti di migliorare l'efficienza operativa. Grazie alla sua interfaccia user-friendly e alla capacità di integrare diversi formati di file, supporta le aziende nel centralizzare le proprie informazioni e facilitare la ricerca e il recupero dei documenti.

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Visiativ Document

Soluzione Gestionale Innovativa per Documenti Aziendali

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5.0
Sulla base di 1 recensioni
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Sistema completo per la gestione documentale con funzionalità di archiviazione, collaborazione e sicurezza avanzata per ottimizzare i flussi di lavoro aziendali.

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Visiativ Document è un sistema di gestione documentale che offre archiviazione intuitiva, strumenti di collaborazione in tempo reale e robuste opzioni di sicurezza. Le sue caratteristiche consentono alle aziende di snellire i flussi di lavoro, garantendo accesso rapido e facilitato ai documenti. Inoltre, integra soluzioni per la gestione dei permessi e del versioning, assicurando che ogni membro del team lavori su versioni aggiornate e autorizzate dei file.

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iGuana iDM

Gestionale Documentale Intuitivo per Imprese

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Gestione documentale semplificata con archiviazione sicura, ricerca avanzata e flussi di lavoro automatizzati per migliorare la produttività aziendale.

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iGuana iDM offre una soluzione completa per la gestione dei documenti, garantendo archiviazione sicura e accesso rapido alle informazioni. Le funzioni di ricerca avanzata rendono facile trovare documenti specifici, mentre i flussi di lavoro automatizzati ottimizzano i processi aziendali. Con strumenti collaborativi e contenuti facilmente condivisibili, le aziende possono migliorare l'efficienza e favorire un ambiente di lavoro più produttivo.

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Nuxeo

Gestione avanzata dei contenuti aziendali

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4.3
Sulla base di +200 recensioni
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Gestisci i tuoi documenti in modo facile ed efficiente con un software di gestione documentale di alta qualità.

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Il software ti permette di organizzare, archiviare e condividere i tuoi documenti in modo sicuro, garantendo l'accesso ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Con funzioni avanzate di ricerca, puoi trovare velocemente i documenti di cui hai bisogno e gestire i tuoi flussi di lavoro in modo efficiente.

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Daryus

Gestione avanzata dei progetti per aziende dinamiche

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Soluzione completa per la gestione dei documenti, con funzionalità di archiviazione, ricerca avanzata e collaborazione in tempo reale.

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Daryus è una soluzione completa per la gestione dei documenti, che offre funzionalità di archiviazione sicura, ricerca avanzata per trovare rapidamente informazioni e strumenti per la collaborazione in tempo reale. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, consente agli utenti di organizzare efficacemente i propri file, migliorare la produttività del team e garantire un accesso istantaneo ai documenti necessari ovunque ci si trovi.

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ELO ECM Suite

Gestione Documentale Intelligente per Aziende Competitivi

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5.0
Sulla base di 9 recensioni
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Gestione documentale avanzata con archiviazione, ricerca e flussi di lavoro automatizzati per migliorare l'efficienza aziendale.

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ELO ECM Suite offre una gestione documentale completa che include funzionalità di archiviazione sicura, potenza nella ricerca dei documenti e flussi di lavoro automatizzati. Questa soluzione consente alle aziende di ottimizzare la loro informazione, aumentando l'efficienza operativa e facilitando la collaborazione tra team. Con strumenti intuitivi e personalizzabili, supporta le esigenze specifiche di ogni organizzazione, garantendo un accesso rapido ai documenti necessari per prendere decisioni informate.

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Doxtreem by Numen

Gestione Contenuti Potenziata per Imprese Innovative

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Gestione documentale avanzata con archiviazione sicura, ricerca rapida, flussi di lavoro automatizzati e gestione dei permessi per un uso efficiente.

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Doxtreem by Numen offre una gestione documentale completa, consentendo archiviazione sicura e facile accesso ai documenti. La sua funzione di ricerca rapida semplifica il reperimento delle informazioni. Inoltre, i flussi di lavoro automatizzati migliorano l'efficienza operativa, mentre la gestione dei permessi garantisce un controllo preciso sull'accesso ai dati sensibili. Il software si adatta facilmente alle esigenze aziendali, promuovendo una collaborazione efficace e una maggiore produttività.

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Google Drive

Condividi e crea documenti

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4.8
Sulla base di +200 recensioni
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Versione a pagamento da 1,99 USD /mese

Gestisci e condividi i tuoi documenti ovunque tu sia con un software di gestione documenti online.

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Con la possibilità di archiviare, condividere e collaborare in tempo reale su documenti, fogli di calcolo e presentazioni, questo software di gestione documenti online ti offre la libertà di lavorare dove e quando vuoi.

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ShareGate

Gestione Migrazione Microsoft Ottimizzata

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4.6
Sulla base di 114 recensioni
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Software di gestione documentale che facilita la migrazione, la gestione e la protezione dei file su piattaforme cloud con interfaccia intuitiva e funzioni avanzate.

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ShareGate è una soluzione di gestione documentale che semplifica la migrazione e la gestione dei contenuti aziendali tra diverse piattaforme cloud. Offre un'interfaccia user-friendly che consente di adattarsi rapidamente alle esigenze degli utenti. Tra le sue funzionalità principali ci sono strumenti per monitorare e proteggere i dati, con report dettagliati e capacità di auditing. Inoltre, supporta integrazioni con altre applicazioni aziendali, migliorando l'efficienza operativa complessiva.

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ECIT Digital

Soluzione Gestionale Innovativa per Aziende e Professionisti

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4.6
Sulla base di 11 recensioni
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Sistema di gestione documentale avanzato con funzionalità di archiviazione, ricerca intelligente e collaborazioni semplificate per ottimizzare i flussi di lavoro.

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ECIT Digital è un sistema di gestione documentale che offre archiviazione sicura, ricerca intelligente e strumenti per facilitare le collaborazioni tra team. La sua interfaccia intuitiva consente agli utenti di organizzare facilmente i documenti, migliorando l'efficienza dei flussi di lavoro aziendali. Grazie a funzioni come la condivisione controllata dei documenti e la gestione delle versioni, è possibile garantire una produttività ottimale sia per piccole che per grandi imprese.

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DocuGenerate

Automatizza documenti con software innovativo

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4.8
Sulla base di 117 recensioni
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Sistema di gestione documentale che semplifica la creazione, archiviazione e condivisione di documenti aziendali, migliorando l'efficienza operativa.

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DocuGenerate è una soluzione avanzata per la gestione dei documenti aziendali. Offre strumenti per la creazione automatizzata di documenti, l'archiviazione sicura e la condivisione facile tra team. Grazie a funzionalità intuitive, permette agli utenti di organizzare i documenti in modo efficiente, garantendo al contempo la conformità alle normative. Inoltre, supporta l'integrazione con altre applicazioni per massimizzare la produttività.

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SOP Plugin

Ottimizza Processi Aziendali con Plugin SOP Efficiente

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Semplicità nella gestione documentale, collaborazione in tempo reale e automazione dei flussi di lavoro sono principali vantaggi di questo sistema.

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Questo sistema di gestione documentale offre una serie di funzionalità avanzate, tra cui la semplicità nella gestione dei file, la possibilità di collaborare in tempo reale con i membri del team e l'automazione dei flussi di lavoro. Con un'interfaccia intuitiva, consente un facile accesso ai documenti e una condivisione efficiente. L'obiettivo è migliorare la produttività aziendale ottimizzando i processi e garantendo che le informazioni siano sempre aggiornate e facilmente reperibili.

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Bilky

Ottimizza la Collaborazione con Software di Fatturazione

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Gestisci documenti in modo efficace con funzionalità di organizzazione avanzate, ricerca rapida e controllo delle versioni.

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Bilky offre una soluzione completa per la gestione dei documenti, includendo funzionalità di organizzazione avanzata che semplificano la catalogazione e il recupero. La ricerca rapida permette di trovare rapidamente i documenti necessari, mentre il controllo delle versioni garantisce che si lavori sempre sull'ultima versione disponibile. Questo software è progettato per migliorare l'efficienza aziendale e facilitare la collaborazione tra team.

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Zoho Docs

Gestione Documentale Intuitiva per Aziende Moderne

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4.6
Sulla base di +200 recensioni
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Gestisci facilmente i tuoi documenti con un software di gestione documentale completo e intuitivo. Organizza, condividi e collabora in tempo reale con il tuo team.

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Con questo software potrai anche accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e ovunque tu sia. Inoltre, potrai proteggere i tuoi dati sensibili con autorizzazioni personalizzate e backup automatici.

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Gestione documenti (DMS) software: guida all'acquisto

Cos’è un software DMS?

Definizione

I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Come funzionano?

I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) : 

  • Per consultare i documenti o chiedere il diritto di accesso
  • Per modificare i documenti
  • Per la condivisione
  • Per arricchire i database
  • Per eliminare degli elementi

L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.

Quali sono le principali funzionalità di un software DMS?

La digitalizzazione dei documenti

Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa: 

  • Fate upload dei documenti digitalizzati attraverso un semplice drag and drop all’interno di una cartella o sottocartella
  • Utilizzate la tecnologia OCR e fotografate i cartacei dallo smartphone
  • Sincronizzate il software alla mail

Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::

  • Tutti vostri documenti: amministrativi, contratti, buste paghe, ordini, fatture fornitori e clienti ed ecc
  • Tutti i formati: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Image, video, Google Doc, Sharepoint ed ecc

Per archiviare correttamente i vostri documenti,  dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli  inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.

La gestione dei documenti nel software

Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS: 

  • Consultazione documenti
  • Gestione dei contenuti all’interno dell’impresa
  • Modifiche simultanee e condivise
  • Condivisione nominativa o di gruppo
  • Salvataggio dei dati e cronologia delle modifiche
  • Aggiunta di commenti e tag

Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio: 

  • Una domanda di consultazione o download di un documento sensibile
  • Una domanda di condivisione di un documento con una persona interna o esterna (cliente, partner) 
  • Una modifica che necessita approvazione a monte:  nomi, cancellazione, archiviazione elettronica ed ecc
  • ecc.

L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.


Lo spazio di lavoro collaborativo

Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:

  • Condividere documenti (intranet o extranet)
  • Discussioni su chat e realizzare sondaggi
  • Utilizzare task management
  • Ricevere notifiche
  • Consultare l’agenda dell’equipe o di un membro

Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e  modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.

Uno strumento di cyber sicurezza 

Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:

  • Cifrature con certificati SSL
  • Cloud security in datacenter protetti
  • Autenticazione multi-fattore e multi-periferica (NFC, IP, orarie, biometriche, QR Code ed ecc)

Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.

Chi utilizza uno strumento DMS?

Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.

Perchè utilizzare i sistemi DMS in azienda?

La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.

Vantaggi

  • Mai più supporto cartacei, i documenti sono classificati online e facilmente accessibili
  • Facilita la gestione di progetti collaborativi tra i membri di un team
  • Risparmio di tempo e guadagno in produttività
  • Protezione contro il furto di dati e la falsificazione
  • Soluzione di cloud computing
  • Compatibile con tutti i sistemi ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, ecc.)e tutti gli elementi del sistema informativo (CRM, CMS,Social network aziendale, CAD,ecc.)

Svantaggi

  • In caso di malfunzionamenti rischiate di perdere tutto se non avete precedentemente provveduto ad un backup esterno
  • Utilizzare il cloud del fornitore può essere rischioso se interrompe la sua attività
  • Prima di sviluppare un sistema DMS, bisogna assicurarsi una clausola di reversibilità dei dati in caso di interruzione contrattuale
  • Rischi di problemi di sincronizzazione se due individue modificano il documento in contemporanea

Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS

Soluzioni complementari ai DMS

Software di Gestione documenti (DMS): FAQ

Come funziona un software di gestione documentale?

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Un software di gestione documentale consente di organizzare, archiviare e condividere documenti digitali in modo efficace. I documenti vengono caricati nel sistema e indicizzati per facilitare la ricerca. Il software può anche gestire i permessi di accesso dei singoli utenti e tracciare le modifiche apportate ai documenti.

Quali sono le caratteristiche da cercare quando si cerca un software di gestione documentale?

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Una buona soluzione di gestione documentale dovrebbe offrire funzionalità come la ricerca avanzata, la gestione dei permessi di accesso, l'integrazione con altri software, la possibilità di automatizzare i processi di approvazione e la gestione dei flussi di lavoro.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale per la mia azienda?

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La gestione documentale aiuta a ridurre la carta, migliorare l'organizzazione e la produttività, aumentare la sicurezza dei dati, semplificare la conformità normativa e ridurre i costi di archiviazione e gestione dei documenti.

Quali sono le migliori opzioni di software di gestione documentale?

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Alcune delle migliori opzioni di software di gestione documentale includono Microsoft SharePoint, DocuWare, Alfresco, M-Files e OpenText.

Quali sono le alternative gratuite al software di gestione documentale che posso provare?

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Alcune alternative gratuite al software di gestione documentale includono Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoho Docs e OpenKM. Tuttavia, questi potrebbero non offrire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione documentale completa.