Agenda software: guida all'acquisto
Cosa sono dei software o app per agenda?
Definizione di applicazione agenda
Le app agenda sono anche note come software calendario e facilitano la creazione di agende elettroniche accessibili, modificabili e condivisibili con i dipendenti in tutta l'azienda. I calendari sono diventati una caratteristica standard di molti PC e smartphone.
Un’app agenda può essere venduta come prodotto a sé stante, ma è spesso inclusa in una suite per ufficio più grande. I clienti vengono utilizzati per snellire il funzionamento interno di un'azienda, con caratteristiche che possono includere: programmazione collaborativa, promemoria di appuntamenti via e-mail, visualizzazione predefinita del calendario (un giorno, una settimana, un mese o un anno, visualizzazione della settimana lavorativa o dell'orario, ecc.
Come funziona un’agenda elettronica?
L’agenda elettronica nasce come strumento per dematerializzare la tradizionale agenda cartacea aggiungendo poi funzionalità che la rendono più efficace. Si tratta di uno strumento semplice da usare per organizzare il tempo e tenere sotto controllo la propria to do list e la gestione degli appuntamenti. Permette di impostare delle notifiche push per avere un reminder degli appuntamenti fissati e consente una gestione più efficace delle attività di routine tramite l’impostazione di eventi ricorrenti. Inoltre la maggior parte di queste piattaforme consente anche di differenziare in maniera visiva la diversa tipologia di attività (ad esempio per colore) e prioritizzare le attività per riuscire a sapere cosa è posticipabile in caso di imprevisti.
Una caratteristica essenziale è la sua collaboratività per poter condividere con degli utenti, a scelta del proprietario, le proprie attività e disponibilità. Inoltre come con le agende cartacee, è molto semplice impostare le diverse modalità di visualizzazione per poter gestire al meglio il proprio tempo.
Quali sono le funzionalità di un software di agenda elettronica
Sul commercio ci sono parecchi software di agenda elettronica, alcuni di loro già integrati sul vostro PC o smartphone. Nonostante delle differenze, la maggior parte di loro presenta delle funzionalità di base comuni:
- Condivisione attività
- Notifiche push
- Eventi ricorrenti
- Etichette secondo tipologia
- Differenti opzioni di visualizzazione
- Importazione di eventi da altri software
- Sincronizzazione multi piattaforma
A chi si rivolge un’applicazione di agenda elettronica
Gli utilizzatori di un’agenda elettronica possono essere diversi:
- Uso personale: per iniziare possiamo parlare dell’ottimizzazione di tutte le proprie attività personali per poter conciliare lavoro, famiglia, commissioni e svago
- Uso aziendale: consente un miglior lavoro collaborativo coi membri della propria squadra per poter avere una disponibilità per riunioni e/o scandenze
- Uso commerciale: permette di dare un’idea più visuale e intuitiva delle proprie disponibilità e prendere appuntamenti coi clienti
Perchè utilizzare un’agenda elettronica
Anche se per gli amanti della scrittura manuale, l’agenda cartacea sarà sempre superiore, l’agenda elettronica presenta numerosi vantaggi:
- Maggiore sicurezza: La protezione di cui godrete sarà di due tipi. Inannzitutto essendo un software che si può sincronizzare su diversi dispositivi, la perdita di uno di questi vi assicura dal perdere definitivamente tutte le informazioni. Inoltre, potendo impostare un login per accedervi sarete sicuri che i vostri eventi, privati e non, saranno al sicuro da occhi indiscreti.
- Sempre con voi: quante volte la mattina ci dimentichiamo qualcosa a casa? l’agenda rientra perfettamente tra le cose che potremmo lasciare sul tavolo uscendo. Un’agenda elettronica consente di essere consultata ovunque voi siate
- Gestione appuntamenti: potendo visualizzare la vostra agenda e quella della persona con cui dovete organizzare un incontro, sarà molto più facile trovare uno slot comune.
- Notifiche: se annotiamo qualcosa in agenda è per non dimenticarcelo, però a volte se non guardiamo spesso un’agenda cartacea può sempre sfuggirci qualcosa. È grazie alle notifiche push che sarete sicuri di non tralasciare più nulla.
- Maggiore chiarezza: etichette, diverse tipologie di impegni ed ecc., consentono di vedere meglio è più velocemente quali sono i nostri impegni.
Come scegliere un’app agenda
Ci sono diversi fattori da tenere in conto e soprattutto dipende dall’uso che ne farete. In linea di massima, però ci sono delle caratteristiche importanti soprattutto per un utilizzo professionale.
- Sicurezza: contenendo le vostre attività professionali, contiene informazioni private per la vostra azienda. Adottate soluzioni che richiedano un login con password per evitare di renderle pubbliche
- Integrazioni: Il fatto che consenta di importare informazioni da altri software (come la gestione delle ferie ad esempio) permette di risparmiare tempo ed avere una visione più completa.
- Condivisione: scegliete un software che semplifichi il lavoro collaborativo. In ogni caso, sarete voi a scegliere se e con chi condividere la vostra agenda
- Prezzo: parlando di prezzo ci sono ottime soluzioni gratuite sul mercato. In ogni modo, come perogni cosa vale la regola di non lesinare sulla qualità. Potrete sempre trovare una soluzione che copra altre funzionalità ma con un’agenda elettronica integrata.
Le migliori app calendario
Ecco una lista delle soluzioni per agenda elettronica più conosciute sul mercato:
- Google Calendar
- Exchange online- Microsoft Office 365
- Mozilla thunderbird
- Calendario Windows
- iCalendar
- Tiny calendar
